Mapas Mentais - Parte I

Mapas mentais são ferramentas, entre outras coisas, de pensamento, de organização, de visualização, de integração de conhecimentos. Assim como uma ferramenta comum expande sua força física e em geral sua capacidade de realizar consertos e produzir objetos, também os mapas mentais expandem sua inteligência nesses aspectos.

O autor de "Como a Mente Funciona" , Stephen Pinker, define a inteligência como:  a inteligência consiste em especificar um objetivo, avaliar a situação atual para saber como ela difere do objetivo e por em prática uma série de operações para reduzir a diferença.

Alguns benefícios que os Mapas Mentais podem nos proporcionar, e são eles:

Memorização

Os Mapas mentais nos facilitam a memorização dos conteúdos que estamos trabalhando, pois sabemos que imagens nos dão pistas importantes sobre os temas sugeridos, além de conseguir distribuir melhor as idéias.

Visão mais ampla e completa

Quantas vezes já nos deparamos com temas novos nos quais esquecemos? Ao ler um documento técnico por exemplo, chegamos no meio do artigo e não nos lembramos qual a lógica utilizada para chegar neste ponto.

O Mapa Mental permite colocar as informações relevantes em ordem de importância e até mesmo encadeada. Assim nossa mente é levada facilmente e rapidamente a remontar os detalhes do assunto que estamos trabalhando, facilitando a compreensão e até mesmo a lembrança.

O Mapa Mental não possui todos os detalhes, mas como o Mapa Mental nos leva através deste roteiro estruturado a nos recordar dos detalhes do assunto no qual estamos trabalhando.

Síntese e essência

Ao escrevermos um documento, nos utilizamos de uma série de preposições, artigos e conjunções, que fazem parte da nossa língua nativa e que necessitamos escrever para que esteja dentro das normas gramaticais, etc. Porém além do conteúdo essencial do documento, seguem várias informações que ajudam a explicar detalhes e que são em muitos momentos repetições reforçadoras.

Em um mapa mental bem elaborado, os símbolos são reduzidos ao mínimo necessário para representar as idéias relevantes para alguma compreensão ou ação.

Estruturação adequada

Estrutura é algo onipresente no nosso mundo. O ensino é estruturado em séries, anos, turmas, matérias, etc. Quando vamos externar estas informações o fazemos dentro de um estrutura.

Os Mapas Mentais nos proporcionam com facilidade externar estas informações de forma estruturada, facilitando a sua compreensão e ajudando muito no entendimento do que se deseja informar.

Em muitas apresentações os Mapas Mentais podem nos ajudar a seguir uma linha de raciocínio e fazer com que os demais também possam seguir esta mesma linha de pensamento. Além disto, facilita e muito ao interlocutor o passo a passo da sua apresentação, não tirando a trajetória do raciocínio do assunto trabalhado. Também facilita e em muitos casos, antecipa o entendimento do pensamento sobre o determinado assunto, aos demais presentes.

Conclusão

Os Mapas Mentais nos ajudam a organizar estruturadamente nossas idéias a respeito de determinados assuntos, facilitando assim o seu entendimento e lógica. Também ajudando muito no momento de relembrarmos um item importante do assunto tratado.

Links interessantes

FreeMind - Em Inglês

MapasMentais - Em Português

Conceitos - Em Português

Texto base retirado do artigo publicado em www.mapasmentais.com.br

O gerente de projetos e a comunicação

Esta semana li um artigo bem interessante sobre a importância de estabelecer os canais corretos e os padrões de comunicação que serão utilizados em projetos.

O artigo inicia contando sobre uma dinâmica de grupo o qual o editor participou e que consistia em reunir o grupo de participantes na sala em um círculo e então a psicóloga dizia uma frase ao primeiro participante do círculo. A mensagem era repassada a cada um do círculo seguidamente. No final, o último participante do círculo dizia em voz alta qual a frase que lhe foi passada pelo penúltimo participante do círculo. Todos sabemos que a frase que o último participante falou em voz alta não era igual a que a psicóloga havia passado ao primeiro participante do círculo.

O que nos passa de forma prática isto é a dificuldade da informação chegar fielmente do início ao fim de uma cadeia de pessoas.

Transporte isto para um grande projeto onde temos recursos espalhados em diversas áreas da empresa e até mesmo espalhados geograficamente. A falha de comunicação pode ser um risco ao projeto. É ai que entra a importância de se estabelecer padrões de comunicação para os projetos. Deixar claro onde as informações estarão sendo postadas, onde os participantes do projeto podem se atualizar, seja quanto a cronogramas, formulários, comunicações, alterações de escopo, etc.

Por isto, acredito que a tecnologia nos beneficia em muito a diminuir este risco. Não devemos acreditar que este risco irá acabar, pois mesmo tendo a tecnologia a nossa disposição depende muito das pessoas fazerem com que isto aconteça. Por isto que decidi falar sobre este artigo que li, pois situações como esta ilustram como é importante estabelecer padrões de comunicação para o projeto, assim os participantes sabem onde buscar as informações corretas a respeito do projeto diminuindo email-s não oficiais, informações não verdadeiras, achismos, etc.

E mais uma vez acredito que a Web 2.0 pode nos ajudar e muito no quesito comunicação, pois possui ferramentas que facilitam a publicação de informações, bem como, o compartilhamento de conhecimento.

Em minha experiência anterior, criamos uma ferramenta com este fim. Tínhamos todos os documentos do projeto, baseados no PMI, em um portal web baseado na ferramenta QuickPlace da IBM, onde TODOS os projetos que eram conduzidos por TI estavam neste portal. Cada projeto possuía um local onde todos os documentos gerados por este projeto eram postados, as aprovações de documentos importantes seguiam os fluxos de aprovação, e todos eram avisados quando de alguma alteração. A empresa acostumou a buscar estas informações em um local único, fazendo com que a comunicação dos projetos melhorasse e muito.

As ferramentas nos ajudam sim, mas caso não as tenha não é impeditivo para que você defina os padrões de comunicação dos seus projetos. Lembre-se que mesmo com a tecnologia a sua disposição a definição de como deverá ocorrer a comunicação independe de tecnologia! Pense nisto!

Ainda sobre o tema Blog Corporativo

Uma empresa não deve deixar de dialogoar com seus stakeholders, pois depende deles para manter o negócio!

Isto seria chover no molhado, ou seja, quanto menos as empresas ouvem seus públicos, mais distante da afeição e da decisão de compra se torna.

O Blog aproxima os stakeholders, podendo criar um ambiente de troca de opiniões, colaboração e inteligência. Me recordo de uma palestra da IBM onde eles lançaram um blog sobre a nova versão do Lotus Notes, quando ainda em desenvolvimento, e enquetes foram lançadas sobre funcionalidades que o produto teria, e muitas delas foram decididas com base na opnião das pessoas que participavam do blog.

As pessoas gostam de ser ouvidas e por isto elas participam dando a sua opinião. É claro que nem todas serão positivas, porém, em muitos casos as negativas podem ser mais importantes que as positivas. Lembre-se que estas opiniões negativas podem ser externadas de muitas maneiras, mas serão fundamentais para o aprendizado da empresa.

Alguns exemplos de dados relevantes que podem ser medidos em blogs:

1. O que traz os usuários (o que eles vieram ler, buscar, etc.);

2. Assuntos mais comentados nos posts;

3. Qual a melhor linguagem para se comunicar (geralmente os que as pessoas mais leem e mais comentam);

4. Enquetes (o que o usuário pensa a respeito de uma mudança, de um projeto, etc).

Mas não pense que é algo fácil, pois temos que saber muito bem o que queremos tirar de informação (inteligência) do blog, por isto, sempre um profissional para ajudar nestas diretrizes é importante.

A importância de um blog corporativo pode ser comprovada mais uma vez. Pode e deve ser utilizado não só para a eficiência da comunicação da empresa com seus públicos , como também para o fortalecimento do negócio da organização. É uma ferramenta de baixo custo e que em alguns casos com alta penetração nos stakeholders.

Ter e manter um blog corporativo dá muito trabalho e só empresas com crenças e valores muito fortes devem adotar essa ferramenta

Essa foi uma das mensagens de Romeo Busarello, diretor de marketing da Técnica, em sua participação do debate Digital Frontier Blog: o quinto poder? , realizado na tarde dessa quinta-feira, durante o Digital Age 2.0 2008, promovido pelo Now!Digital Business.

O debate, que foi mediado por Manoel Fernandes, publisher da revista Bites e diretor da W3 Editora, contou também com a participação de Mario Soma, da RMA, que lembrou da necessidade de ter uma estratégia bem definida. “A empresa tem que entender o que está fazendo e porque está fazendo um blog e a mensagem tem que ser bem pensada por todos”.

Fica claro que a grande preocupação dos participantes do evento acima é com a estratégia que vai ser utilizada, e como ela será empregada para transmissão da mensagem empresarial aos seus leitores/funcionários. Mas é importante salientar que independente do meio a ser utilizado para divulgação de informações, o conteúdo deve ser preparado sim. O fato do Blog ser algo menos formal que outros meios de comunicação, não deve ser desculpa para não ser utilizado. Não vejo um motivo pelo qual o Blog não possa ser utilizado nestes casos!

O fato do Blog ser mais barato, rápido e fácil de se implementar; faz com que seja um grande concorrente de outras mídias. Um Jornal interno por exemplo, possue um custo de produção, impressão, etc; muito maior que a de uma publicação em um Blog. Isto não quer dizer que não seja necessário o auxilio de um jornalista para redigir melhor o seu texto e no planejamento do conteúdo a ser publicado. 

Então, acredito sim que o Blog como ferramenta de comunicação interna, possa ser utilizada por todas as empresas, independente do seu tamanho, suas crenças e valores. A comunicação com o seu público interno é algo que deva ser valorizada, incentivada e buscada o tempo todo. Obviamente deve ser feita com muita responsabilidade, da mesma maneira que dirigimos um carro, sempre atentos a tudo o que ocorre a nossa volta.

Aplicações Web 2.0 podem ajudar sim o Gerente de Projetos

O Gerente de Projetos dentro de suas inúmeras atribuições em um projeto, deve fazer com que a comunicação entre os participantes seja a melhor possível.

Imaginando que a comunicação em um projeto deva ser a mais transparente possível, fazendo com que todos tenham a informação e/ou que possam obte-la de forma fácil e rápida, é que imagino o potencial da web 2.0 em ambientes de projetos.

Imagino o gerente de projetos escrevendo um blog, onde as principais informações deste projeto estariam acessíveis a todos os participantes. Assim que uma nova informação importante é gerada, rapidamente estaria publicada neste blog. Imagino os participantes deste projeto com seus leitores RSS plugados no seu correio eletrônico, que assim que fosse postada esta nova informação no blog, estaria disponível em seu correio eletrônico, sem ele precisar acessar o blog para descobrir que existem novas publicações. Legal hein!

Imagino os participantes do projeto colaborando em Wikis para documentar o que é necessário durante o projeto.

Imagino as agendas dos participantes do projeto, bem como as suas listas de tarefas, compartilhadas para que seja de conhecimento de todos do projeto o que eles precisam fazer e quando.

Imagino os participantes do projeto colaborando no fórum do projeto, onde uma quantidade imensa de conhecimento é colocado a prova para ajudar as pessoas. Ao postar a sua dúvida, um especialista em determinado assunto, estaria respondendo as perguntas postadas no fórum, fazendo com que o conhecimento seja disseminado a todos os participantes, deixando de ser de apenas um indivíduo, passando a ser da comunidade.

Imagino os participantes buscando novos integrantes para o projeto, usando ferramentas de social-networking, como o Lotus Connections. O gerente de projeto necessita um reforço para a sua equipe, e esta pessoa que integrará a equipe deverá possuir um perfil extremamente técnico e com conhecimento em redes sociais, por exemplo. Em uma ferramenta como o Lotus Connections as "Profiles" nos ajudam a encontrar estas pessoas com muito mais rapidez. Além disto, as comunidades nas quais ele participa nos ajudaram na decisão se é a pessoa mais indicada para a vaga.

Imaginação ou realidade? Realidade sim! Muitas empresas já utilizam estes conceitos e ferramentas a um bom tempo, e com bastante sucesso. A IBM é uma delas.

Sim, sim, eu sei. A IBM é uma empresa de software que vende produtos desta natureza, nada mais natural que ela use e bem os produtos que cria. Mas na empresa anterior que trabalhei, utilizávamos em uma escala muito menor, vários destes conceitos acima mencionados, e com resultados muito satisfatórios. Através do Quickplace, tínhamos TODOS os projetos implementados em places (mini web sites) que continham toda a documentação do projeto. Todo baseado no PMI, onde inclusive as aprovações dos gerentes de projeto, dos patrocinadores, etc; estavam dentro da ferramenta, de forma que todo o material estava disponível aos participantes do projeto.

Então, não é assim nenhuma utopia; é sim, um esforço grande para que estas ferramentas sejam utilizadas. Obviamente tem de existir um apoio muito forte da diretoria da empresa, pois ela sabe que os resultados serão muito satisfatórios, e o conhecimento de cada projeto será mantido em uma base de conhecimento muito rica e farta. Todos saem ganhando com isto, não existem perdedores! 

Apresentação do MBA - Gestão do Conhecimento

Nesta sexta-feira em minha turma do MBA, fiz uma apresentação do tema "Gestão do Conhecimento" com uma visão forte de Web 2.0.

Segue o vídeo da apresentação. Aproveitem!

Inteligência 2.0: O uso do BI na gestão de negócios

Na semana passada tive a oportunidade de assistir a algumas palestras no evento da ExpoGestão 2008 em Joinville/SC. Numa destas inúmeras palestras, assisti a uma da SAP que falava sobre o tema acima mencionado.

O Business User 2.0 necessita da simplicidade e da agilidade, precisa ser pró-ativo e usa a tecnologia a seu favor, pois a tecnologia é o meio e não o fim.

A questão gerava muito em torno do porque não podemos ter a mesma facilidade para buscar a informação do negócio como temos na internet por exemplo. Ai foram levantados alguns pontos interessantes:
- Informação corporativa "não indexada"
- Separada por "silos" (finanças, manufatura, etc.)
- Formatada por funcionalidade
- Múltiplas "versões da verdade"

Cada silo tem a sua verdade, ou seja, o número não confere. Não confere porque cada área tem o seu entendimento da informação, um exemplo que acredito que possamos identificar rapidamente é o tal do faturamento. Para determinadas áreas o faturamento é sem devolução das mercadorias, para outros é com as devoluções, e assim vamos. Estes mesmos silos geram a informação e as mantém sob custódia, onde os demais silos não tem acesso, e são fornecidas mediante solicitações. Eu tenho a informação, por isto tenho o poder; pensam eles, o problema que a empresa é a mesma, sendo assim se um perde a empresa perde.

A vida do Business User não é fácil com o excesso de informação existente. Imagine quantos locais a informação pode estar e os parâmetros que podem ter sido gerados estas informações. Na maioria dos casos, nem as pessoas que geraram a informação sabe corretamente quais parâmetros foram utilizados  e também em muitos casos não tem o entendimento do porque fizeram daquela forma.

Nisto, gera a proliferação da informação, onde cada silo divulga a sua informação com entendimentos diferentes e em locais diferentes, não sabendo quem gerou ou quando gerou, muito menos os parâmetros utilizados para a geração da informação, dificultando e muito qual dela é a correta e a que deverá ser utilizada. Estas informações podem vir de diversas fontes: SAP, não SAP, Intranet, Web, Cognos, etc.

No entanto o Business User não pode esperar, não pode complicar, não pode errar; pois ele tem muito a perder, tem que arriscar e só pode acertar. O mercado tem mudado muito nos últimos tempos, facilitando a vida do Business User. O Business User precisa de agilidade para gerar resultados, não pode esperar, tem que tomar decisões estratégicas alinhadas com todas as equipes e não pode se complicar.

No caso da SAP ela foi buscar os conceitos de Web 2.0 para trazer esta agilidade, esta facilidade, fazendo com que o seu produto possa oferecer facilidades a este Business User agregando valor ao negócio, fazendo com que as tomadas de decisões sejam melhores e mais rápidas.

O BW agora incorporou o conceito de colaboração de muitos para muitos, fazendo com que as informações possam ser classificadas, colocado comentários, trazendo informações de outras fontes, etc. Tudo para tornar a vida do Business User mais fácil.

Viva a Web 2.0!