O artigo inicia contando sobre uma dinâmica de grupo o qual o editor participou e que consistia em reunir o grupo de participantes na sala em um círculo e então a psicóloga dizia uma frase ao primeiro participante do círculo. A mensagem era repassada a cada um do círculo seguidamente. No final, o último participante do círculo dizia em voz alta qual a frase que lhe foi passada pelo penúltimo participante do círculo. Todos sabemos que a frase que o último participante falou em voz alta não era igual a que a psicóloga havia passado ao primeiro participante do círculo.
O que nos passa de forma prática isto é a dificuldade da informação chegar fielmente do início ao fim de uma cadeia de pessoas.
Transporte isto para um grande projeto onde temos recursos espalhados em diversas áreas da empresa e até mesmo espalhados geograficamente. A falha de comunicação pode ser um risco ao projeto. É ai que entra a importância de se estabelecer padrões de comunicação para os projetos. Deixar claro onde as informações estarão sendo postadas, onde os participantes do projeto podem se atualizar, seja quanto a cronogramas, formulários, comunicações, alterações de escopo, etc.
Por isto, acredito que a tecnologia nos beneficia em muito a diminuir este risco. Não devemos acreditar que este risco irá acabar, pois mesmo tendo a tecnologia a nossa disposição depende muito das pessoas fazerem com que isto aconteça. Por isto que decidi falar sobre este artigo que li, pois situações como esta ilustram como é importante estabelecer padrões de comunicação para o projeto, assim os participantes sabem onde buscar as informações corretas a respeito do projeto diminuindo email-s não oficiais, informações não verdadeiras, achismos, etc.
E mais uma vez acredito que a Web 2.0 pode nos ajudar e muito no quesito comunicação, pois possui ferramentas que facilitam a publicação de informações, bem como, o compartilhamento de conhecimento.
Em minha experiência anterior, criamos uma ferramenta com este fim. Tínhamos todos os documentos do projeto, baseados no PMI, em um portal web baseado na ferramenta QuickPlace da IBM, onde TODOS os projetos que eram conduzidos por TI estavam neste portal. Cada projeto possuía um local onde todos os documentos gerados por este projeto eram postados, as aprovações de documentos importantes seguiam os fluxos de aprovação, e todos eram avisados quando de alguma alteração. A empresa acostumou a buscar estas informações em um local único, fazendo com que a comunicação dos projetos melhorasse e muito.
As ferramentas nos ajudam sim, mas caso não as tenha não é impeditivo para que você defina os padrões de comunicação dos seus projetos. Lembre-se que mesmo com a tecnologia a sua disposição a definição de como deverá ocorrer a comunicação independe de tecnologia! Pense nisto!
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