Intranet corporativa: nem tudo são flores

Acabei de ler um post da Beatriz Linz que tinha como foco o desafio de agregar pessoas em uma intranet. Ela comentava que era mais fácil criar conteúdos para públicos externos (internet/extranet) do que para públicos internos (intranet).

Sabemos que o maior causador de insucessos em um projeto de intranet é a falta de atualização! Isso porque, enquanto em um projeto “para fora” as pessoas ficam animadas em contribuir, em uma iniciativa focada apenas nos funcionários da empresa, colaborar pode ser bem mais desinteressante.

Este papel de gerenciar o conteúdo interno acaba invarialvelmente sendo de responsabilidade da equipe de Recursos Humanos e de conteúdo externo da área de Marketing ou de Vendas. Como o core de Marketing é fazer Marketing e o de vendas é vender, a internet/extranet passam a ser pontos fundamentais da estratégia destas duas áreas, o que geralmente não ocorre com a área de Recursos Humanos, que o core é gerir pessoas.

Por não ter atualização frequente e não ter conteúdo confiável e atrativo, origina um desinteresse na Intranet, gerando uma morte lenta deste mecanismo de comunicação. Não somente o RH é responsável por publicações na Intranet, outras áreas também o são! Porém o comprometimento não é intenso e acaba gerando atrasos na comunicação, informações desatualizadas; e consequentemente desinteresse na Intranet.A função quando imposta, não é valorizada pelo seu chefe e tampouco é prioridade para o indivíduo que vai realizá-la. A falta de comprometimento das várias áreas que precisam estar envolvidas no projeto – comunicação, recursos humanos, tecnologia, gestão da informação – e dos usuários, é quase sempre resultado da falta de espaço para participar desde o início do processo.

Sem se sentirem parceiros da iniciativa, alimentar ou utilizar a intranet vira uma obrigação, quase sempre postergada, entre várias outras mais importantes que o funcionário tem na sua rotina de trabalho. É o velho ditado em prática: “em casa de ferreiro, o espeto é de pau”.

É por isso que um projeto carismático, e de grande aceitação do público interno, precisa prever a participação do maior número de envolvidos em sua atualização e manutenção desde o começo. Para isso, o primeiro passo precisa ser consultar quem vai utilizar a ferramenta, para saber o que ele espera, e encontrar os interlocutores motivados em cada área. Outra iniciativa importante, logo no início do projeto, é informar todas as etapas da construção para o público, para que ele seja ansiosamente esperado.

Uma sugestão, válida para qualquer projeto que dependa da adesão e participação frequente do público para dar certo, é prever o aproveitamento de sugestões e a valorização dos indivíduos. Isto é, construir um projeto voltado também para a vida do funcionário e não apenas para as questões da empresa.